Dado que la implementación de Net2Client es en una base de datos relacional, toda la información se almacena en tablas. Existen tablas de datos, y tablas de control. Estas últimas tablas con para el funcionamiento de la herramienta y no se cubren en este manual.
Una base de datos consta de tablas distintas, relacionadas o no entre sí. A su vez, cada tabla tiene varias filas y columnas. Veamos un ejemplo:
La tabla de este ejemplo tiene 10 filas y 8 columnas. Cada fila corresponde a una persona (un registro) y cada columna corresponde a un dato particular. Por ejemplo, la segunda columna contiene un nombre, la quinta un email, la sexta una ciudad, la sétima un país...
Tal como habíamos mencionado, las tablas pueden estar o no relacionadas entre sí. Las relaciones suelen ser 1 a 1, o 1 a n, o inclusive n a n. En el primer caso, un registro (fila) de una tabla está relacionado con un solo registro de otra tabla. En el segundo caso, un registro, está relacionado con varios registros de otra tabla. El tercer caso (n a n) es mucho más complejo y requiere una tercera tabla. Lo analizaremos más adelante.
Veamos un ejemplo:
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En este ejemplo, estamos mostrando una relación 1 a n entre la tabla "Compañía" y la tabla "Empleado". La razón de esto, es que una Compañía tiene varios empleados, pero en cambio un empleado pertenece a una sola compañía. La flecha va de "Compañía" a "Empleado". Se dice que un registro de "Compañía" es padre de uno o varios registros de "Empleado", y que cada registro de "Empleado" es hijo de un registro de "Compañía". Con esta nomenclatura se hace claro que un padre puede tener varios hijos, pero un hijo puede tener, a lo sumo, un solo padre, o pudiera no tenerlo. Se dice que es un registro "huérfano". |
Estas relaciones son manejadas en Net2Client a través de tres símbolos particulares:
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Permite buscar el padre de un registro |
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Permite buscar los hijos de un registro |
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Permite añadir hijos a un registro |
En el reporte siguiente:
al lado del nombre de la empresa están los iconos necesarios para ver los empleados de una empresa y para añadir un empleado a una empresa.
En cambio, en la pantalla de entrada siguiente:
el icono de la lupa permite buscar una empresa para asignarsela (como padre) a un contacto.
IMPORTANTE:
Como veremos más adelante en un relación 1 a n, la relación es almacenada en el "hijo" y no en el "padre". Esto se asemeja a una partida de nacimiento que indica quien es el padre. En cambio, ningún documento de identificación del padre indica quienes son los hijos. Por lo tanto en nuestro ejemplo diremos que la tabla "EMPLEADO" tiene un enlace hacia la tabla "COMPAÑÍA" y no al revés.
En Net2Client existen cuatro tablas básicas, interrelacionadas:
Cada una tiene un color asociado que se refleja dentro del sistema (próximamente podrá ser cambiado por el Administrador)
La relación entre estas tablas es la siguiente:
La tabla de USUARIOS es padre de todas las otras tablas. Esto se debe a que toda persona, Evento o Interacción está asociada a un usuario, normalmente el usuario que creo el registro.
La tabla de INTERACCIONES es hija de todas las demás tablas, ya que una Interacción, pertenece a un usuario, es relativa a una Persona y a un evento. Sin embargo, pudiese darse el caso de que una interacción esté relacionada a una persona, pero no a un evento y vice-versa.
Esta tabla es Obligatoria. Siempre está presente. Es donde se guardan los USUARIOS del sistema y que les permite el acceso. Los campos obligatorios son:
| Nombre | Contenido |
| AGECodigo | Número entero secuencial |
| AGENombre | Nombre del usuario |
| AGEPerfil | Número del perfil. Clave para la tabla de perfiles. Permite establecer que puede y que no puede hacer el usuario. Nota: Puede ser visto y modificado, si hay autorización para campos restringidos Tipo L |
| AGEMacroPerfil | Número del Macro perfil. Clave para la tabla de macro perfiles. Permite establecer
que puede y que no puede hacer el usuario. Nota: Puede ser visto y modificado, si hay autorización para campos restringidos Tipo L |
| AGEActivo | Indicador de si usuario se encuentra activo o no en el sistema. Nota: Puede ser visto y modificado, si hay autorización para campos restringidos Tipo L |
| AGEPassword | Palabra clave. Es guardada criptografiada. No puede ser leída por
nadie. (Si se pierde se debe re-asignar). Nota: Puede ser visto y modificado, si hay autorización para campos restringidos Tipo A |
Notas:
Esta tabla es Obligatoria. Siempre está presente. Está diseñada para guardar información sobre los clientes del sistema, el corazón del CRM. Sin embargo, puede ser utilizada para cualquier uso.
Los campos obligatorios son:
| Nombre | Contenido |
| PERCodigo | Número entero secuencial |
| PERNombre | Nombre (del cliente) |
| PERCodAgente | Código del agente (usuario) “dueño” del registro. Esto es importante cuando no se permite que un usuario vea los datos de otros usuarios, ya que es el campo que se va a tomar en cuenta para saber de quien es el registro |
Notas:
Esta tabla es Opcional. Es muy similar a la tabla PER. Está diseñada para guardar información sobre eventos, productos, artículos, o cualquier cosa. Su característica es que tiene una relación de 1 a n con la tabla de Interacciones, es decir que cualquier interacción tiene un enlace hacia esta tabla.
Los campos obligatorios son:
| Nombre | Contenido |
| EVECodigo | Número entero secuencial |
| EVENombre | Nombre |
| EVECodAgente | Código del agente (usuario) “dueño” del registro. Esto es importante cuando no se permite que un usuario vea los datos de otros usuarios, ya que es el campo que se va a tomar en cuenta para saber de quien es el registro |
Notas:
Es quizás la tabla más importante del sistema, propia de un CRM. Como hemos visto, tiene enlaces hacia las 3 tablas anteriores.
Los campos obligatorios son:
| Nombre | Contenido |
| INTCodigo | Número entero secuencial |
| INTAgente | Código del agente (usuario) “dueño” del registro. Es un enlace hacia la tabla AGE. |
| INTPersona | Código del registro PER relacionado. Es un enlace hacia la tabla PER. |
| INTEvento | Código del registro EVE relacionado. Es un enlace hacia la tabla EVE |
| INTNombre | Nombre de la interacción |
| INTFecha | Fecha de la interacción. Pre-inicializado con la fecha de creación. Puede ser visto y modificado, si hay autorización para campos restringidos Tipo A |
| INTHora | Hora de la interacción. Pre-inicializado con la hora de creación. Puede ser visto y modificado, si hay autorización para campos restringidos Tipo A |
| INTTipoInt | Tipo de Interacción |
| INTAnexos | Múltiples anexos. Utilizado para almacenar anexos de emails enviados |
Notas:
Existen 9 tablas adicionales, llamadas AR1, AR2, … AR9. Tienen la misma estructura de la tabla PER, pero los nombres de campos son AR1Codigo, AR2Nombre... en donde los primeros 3 caracteres son el nombre de la tabla y los restantes el nombre del campo.
La principal diferencia es que pueden o no estar presentes y su enlace con la tabla INT no es automático. En caso de requerirse debe crearse explícitamente en la tabla INT.
Como se puede notar, el código (clave) de todas las tablas es un número secuencial. Ese número es asignado automáticamente por el sistema. El primer registro será el número 1, el segundo el 2 y así succesivamente. Si se desea otro código, se debe añadir un campo adicional, pero no es posible eliminar, ni dejar de usar el código interno, el cual es usado para los enlaces y para ubicar cualquier registro.
Una de las labores más importantes del Asesor es definir la estructura de tablas de la aplicción, con las relaciones entre tablas. Estas relaciones pueden ser abundantes y complejas, como las que vemos en el diagrama siguiente:
Sin embargo, debido a la flexibilidad del sistema es posible, y recomendable, empezar a definir las tablas básicas y después se pueden ir añadiendo las tablas a medida que hagan falta, favoreciendo un esquema de desarrollo incremental.
Además de las tablas de datos, descritas anteriormente, Net2Client mantiene varias tablas adicionales. Entre ellas podemos mencionar:
Estas tablas son manejadas internamente por el sistema y son definidas por el Asesor o el Administrador del sistema